Niin ruusuiselta kuin se kuulostaakin, hyvä kokouspaikka on sellainen, jossa voit tuntea tuntea itsesi kuinkaaksi, jolta ei mitään puutu. Ikävä kyllä kokouspaikkojen varaajann kannalta kokouspaikat eivät  ole kovin helposti vertailtavissa, sillä moni kokouspaikka ilmoittaa kokouspakettihintansa hyvin kirjavalla tavalla. Tällaisissa tilanteissa kokousasiakkaan vastuulle jää usein kokouspaketin todellisen hinnan laskeminen, kaikkine lisämaksuineen.  Tässä on johdon assistenteille muutama niksi siihen,  miten löytää sopiva kokouspaikka jokaiseen tarpeeseen kaikkein pienimmällä kokonaisvaivalla.

Pikajuoksu alkuun

Alussa kannattaa nähdä vaivaa, kun tähtäimessä on löytää ideaali kokouspaikka. Käy läpi kaikki pääkaupunkiseutu alueen kokoushotellit Internetissä ja sekä vieraile myös muutamilla messuilla. Käy katsomassa jokaisen potentiaalisen kokoushotellin nettisivuja ja kiinnitä erityisesti huomiota valokuviin, joista näet eri tilojen viihtyvyyden. Muista, että kaikkein nykyaikaisimmatkaan teknologiat eivät ole onnistuneen kokouksen tae, jos palvelu ei muutoin pelaa. Muista käydä läpi sellaiset kokouspaikat, joissa on paljon erikokoisia tiloja jokaista eri tapahtumaa varten. Vaikka olisitkin nyt järjestämässä johtoryhmän tapaamista, niin ensi kuussa sinulla saattaa olla 120 hengen seminaari edessä. Pidä huolta, että kokoushotelli täyttää kaikki mahdolliset tarpeesi.

Etsi kokouspaikka, jossa on paljon parkkipaikkoja alueella

Mikään ei ole niin raivostuttavaa kuin joutua lähtemään aikaisin liikkeelle vain saadaksesi varmasti pysäköintipaikan autollesi. Toisaalta vielä hieman raivostuttavampaa voisi olla tilanne, jossa kokoukseen osallistujat tulevat luoksesi valittamaan pysäköintipaikkojen puutteesta tai kalliin kaupunkikeskustan pysäköintimaksuista. Muista myös, että vaikka firma toki maksaa kokoukseen osallistumisen niin parkkimaksut – tai sakot  – jäävät jokaisen omalle vastuulle. Valitse mieluummin kokoushotelli maaseudun rauhassa, missä on taatusti ilmaista pysäköintitilaa.

Pienryhmätilat ovat onnistuneen koulutuksen kulmakivi

Pistä tähtäimesi löytää ne kokouspaikat, joissa on runsaasti pieniä ryhmätyötiloja lähellä suurempia kokoustiloja. Koulutusten luonteeseen nykyään kuuluu, että ensin koko ryhmälle pidetään yhteinen aloitus, jonka jälkeen porukka jakautuu pienempiin ryhmiin. Pidä huolta, että sinulle osuu sellainen kokoushotelli, jossa jokaisen tilan lähettyvillä on ainakin kolme pienryhmätyötilaa.

Ystävällinen henkilökunta

Päättäessäsi mikä kokoushotelli on paras tärkein asia on ystävällinen palvelu. Merkki hyvästä palvelusta on ystävälliset tervehdykset, nopeat puhelut ja huolitellut sähköpostiviestit. Älä koskaan valitse kokoushotellia, jonka tarjouksessa nimesi on kirjoitettu väärin tai josta puuttuu esimerkiksi liitteenä luvattu ruokalista. Jos pienet asiat jäävät alussa uupumaan, niin palvelu itse tapahtumassasi ei varmaankaan ole yhtään sen parempaa. Henkilökunnan on oltava ystävällistä ja heidän on ennakoitava jokainen tarpeesi. Hyvät kokoispaikat tunnistaa siitä, että henkilökunta soittaa sinulle vielä muutamaa päivää ennen tapahtumaasi ja varmista, ettei sinulta varmasti jää mitään puuttumaan. Hyvän kokoushotellin henkilökunta ei myöskään nipota liikaa hinnasta, jos muutama osallistuja jättääkin tulematta. Tärkeintä heille on, että sinä ja ryhmäsi olette viihtyneet hyvin – ja tulette taas  pian uudestaan.

Jukka Artikkelin lähdehttp://artikkelisuomi.fi/kuinka-valita-paras-kokouspaikka/
Julkaisija

  • authorTekijä
  • writerKategoria huhtikuu 16, 2012
  • liveJulkaistut artikkelit 148

Julkaisu Kommentti