Kokoushotellimarkkinoilla käy kova kuhina. Suomeen ollaan viime vuosina rakennettu runsaasti uutta majoitustilaa kilpailemaan kansainvälisistä kokousvieraista. Kokoushotelleja ja pelkistetympiä perhehotelleja on noussut erityisesti pääkaupunkiseudulle kuin sieniä sateella. Tämä tarkoittaa massiivista kokoushotellikapasiteetin lisäystä majoitusmarkkinoille – ja samalla ankarampaa kilpailua kokousvieraista. Kiristynyt kilapailu näkyy erityisesti kuumimman sesongin ulkopuolella edullisina majoitustarjouskampanjoina, jossa tyhjillään seisovia hotellihuoneita pyritään täyttämään hiljaisen kauden ajaksi. Sesongin ollessa kuumimmillaan majoitushinnat ovat vastaavasti hilattu kattoon, eikä vapaiden huoneiden löytäminen isommalle kokousseurueelle käy välttämättä mitenkään helposti. Maakunnissa, kehäteiden ulkopuolella kokoustilat vastaavasti joutuvat kilpailemaan asiakkaistaan. Tämä on puolestaan piristänyt maakuntien hiljaisempia markkinoita, kun kokousvieraille pystytään tarjoamaan henkilökohtaisempaa palvelua puolella siitä hinnasta, mistä pääkaupungissa maksaisi. Kun valinnanvaraa kokousjärjestäjällä on enemmän kuin tarpeeksi, kuinka sitten osata varta omiin tilatarpeisiin sopivin kokoushotelli? Kokemattoman kokousjärjestäjän kannattaa seurata seuraavia askelia.

Kuinka paljon aikaa sinulla on käytettävissäsi? Kokoushotelli kannattaa ensiksikin pyrkiä valitsemaan sijainniltaan sellaiseen paikkaan, joka ottaa huomioon kokousvieraiden aikataulut. Jos kyseessä on viikonlopun yli tapahtuva vapaamuotoisempi kokous, kokoushotelli kannattaa hakea hieman kauempaakin. Monet pääkaupunkiseudun ulkopuoliset hotellit kilpailevat kokousvieraista runsailla oheispalveluillaan ja luonnonrauhallaan. Kiireiselle kokousvieraalle taas nopeat yhteydet lentoasemalle saattavat olla kokoushotellivalinnan kriittisin tekijä.

Kuinka monta kokousvierasta on osallistumassa? Kokoushotelli kannattaa hakea myös hinnan perusteella. Osallistuvien kokousvieraiden määrä vaikuttaa kokouskustannuksiin olennaisesti, sillä useimmat kokoushotellit tarjoavat alennuksia ryhmäkoon mukaan. Pienelle porukalle riittää mainiosti pienet ryhmätyötilatkin, kun taas isompi seurue saattaa vaatia käyttöönsä kattavia auditoriotiloja.

Palvellaanko teitä jo? Kokoushotelli ei aina vastaa aivan kaikesta sellaisesta, mitä kokoukseesi saatat kaivata. Siksi kokoushotellit kannattaa kartoittaa myös henkilökohtaisesti sen varalta, ettei ikäviä yllätyksiä pääsisi kokouspäivinä sattumaan. Aiotteko lounastaa kokouspaikalla vai riittääkö seurueellenne kevyempi kahvitarjoilu? Tarvitsetteko paikalle esimerkiksi tulkkausapua? Onko kokoushuone varustettu esimerkiksi DVD-soittimella? Kokoinaisuus on aina osiensa summa.

Miltä itsestäsi tuntuu? Kokoushotelli kannattaa kartoittaa mahdollisuuksien mukaan myös henkilökohtaisesti ennen kokousvarauksen tekoa. Voit tavata kokousemäntänne henkilökohtaisesti ja sopia pienimmistäkin yksityiskohdista. Samalla voit itse aistia kokoushotellin ilmapiiriä, henkilökunnan palveluasennetta ja kokoustilojen toimivuutta.

Jukka Artikkelin lähdehttp://artikkelisuomi.fi/kun-mista-valita-kuinka-varata-sopivin-kokoushotelli/
Julkaisija

  • authorTekijä
  • writerKategoria kesäkuu 7, 2011
  • liveJulkaistut artikkelit 148

Julkaisu Kommentti